Tak už jsme v Syntea software group a.s. konečně přešli na novou verzi našeho Document Management systému – DMS.
⬇️⬇️

ZNÁTE TO TAKÉ? 👉 Za roky práce máte spoustu dokumentů a většina z nich má mnoho „historických“ verzí.

❓Jak si to všechno pamatovat?
❓Kde je to všechno proboha uloženo?
❓Kde najdu verzi, na které jsem pracovala před dvěma týdny a kterou právě potřebuji? 🤷‍♀️

👉👉 A na to přesně je DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM.

URČITĚ HO MÁTE TAKÉ, ŽE ANO? 🙂
My už od roku, který si už nepamatuji (je to hrozně dávno), používáme svůj vlastní produkt DMS s názvem Syndoc.

Vyvinuli jsme ho primárně pro naše potřeby, ale časem se ukázalo, že se líbí i klientům. Tak jsme ho ještě vylepšili, pro každého klienta jsme jeho funkčnost upravili dle jeho konkrétních potřeb a po implementaci v jejich prostředí ho průběžně udržujeme.

Po léta nám sloužil perfektně – tak dobře, že jsme si ani nevšimli, jak nám nehorázně bobtnají data a otevírání a přístup k dokumentům se prodlužují. Prostě použité technologie už s velkým množstvím dat nestíhaly.

CO S TÍM? 🤷‍♀️
👉 No přece uděláme novou verzi našeho Syndocu. Pustili jsme se do toho s nadšením, vylepšenými funkcemi a entusiasmem.

❗Ale ouha – byl to interní projekt, a tak pokaždé, když lidé, kteří ho měli na starosti, dostali vyšší prioritu na projektu pro zákazníky, vývoj Syndocu se pozastavil.

To by až tak nevadilo… Jenže pak někteří kolegové, kteří na projektu pracovali, odešli. A to už bylo horší. Když jsme po určité době projekt znovu nastartovali, rozhodovali o něm jiní lidé – s malinko jinými představami.

To nikdy nedopusťte! Odkládat interní projekty a měnit lidi za pochodu není dobrý scénář.

CO TEĎ s tím? 🤷‍♀️
👉 Tak jsme mu dali prioritu, přiřadili stabilní tým a nechali si hodně času na testování. Člověk nikdy neví, kde je skryt ďábel, dokud vše neotestuje.
Slavnostně nasazujeme – nový Syndoc žije! Je lepší ve funkcionalitě, rychlý a už nám ho chválí i naši klienti.

CO V SYNDOCU NAJDETE NOVÉHO?

✔ INTELIGENTNÍ SPRÁVA VERZÍ – už žádné chaos v dokumentech, systém uchovává historii a zajistí správné verzování.
✔ RYCHLÉ VYHLEDÁVÁNÍ – dokumenty najdete podle metadat, štítků i fulltextově.
✔ AUTOMATIZOVANÉ TŘÍDĚNÍ – dokumenty se zařazují do správných složek automaticky na základě metadat.
✔ BEZPEČNOST A PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA – role uživatelů určují, kdo může co vidět a upravovat.
✔ PODPORA SKENOVÁNÍ – snadné vyhledávání i v naskenovaných dokumentech.

Takže jedna lekce je za námi. Teď si užíváme komfort v novém kabátě. 🙂

#syntea #synteasoftwaregroup #dms #syndoc