Zpočátku, když počítače nabývaly na významu, nás nikdo nenutil mít jednu strategii a strukturu pro ukládání a práci s firemními #dokumenty.

Tak jsem si ji vytvořila sama.

Jak se dokumenty nabalovaly, nebylo snadné se rozhodnout a přejít na jinou, domluvenou firemní strukturu. Začala jsem proto používat obě struktury, tu svou i tu firemní.

PAK TO ALE ZAČALO:

Když jsem hledala #dokument, nebyla jsem si nikdy jistá, kde je vlastně uložená nejnovější verze. Zda u mě na počítači, nebo na společném úložišti.

Když jsem hledala dokument na svém PC, musela jsem si vzpomenout, jak se přesně jmenuje nebo kdy přibližně vznikl.

Někdy jsem si ani nevzpomněla, zda jsem si ho uložila, nebo ho mám jen v e-mailu jako přílohu.

PŘIPOMÍNÁ VÁM TO NĚCO?

Asi byste nečekali od pracovníka #IT firmy takové doznání…

Sice stále dvojí strukturu mám – těžko se asi zbavit historických dokumentů – ale pro nové firemní dokumenty důsledně využívám firemní strukturu a firemní DMS (Document Management System).

Teď už alespoň vím:

Kde je nejnovější verze dokumentu

Nemusím si pamatovat jeho jméno a kdy vznikl

Že je vždy uložen ve firemním #DMS

Takže také doporučuji osvobodit se od nevyžádaného stresu.